Checkliste Newsletter
1) Liegt für die Werbung mit elektronischer Post (Newsletter) eine ausdrückliche Einwilligung des Adressaten vor?
Ein Einverständnis kann grundsätzlich dann angenommen werden, wenn der Empfänger sich selbst auf eine Verteilerliste des Absenders hat setzen lassen.
Haben Sie sicher gestellt, dass die Einwilligung zur Eintragung in eine Verteilerliste auch tatsächlich vom Adressaten stammt?
Grundsätzlich gilt: E-Mail-Werbung ist zunächst mit Personen, zu denen man keine rechtliche oder geschäftliche Beziehung unterhält, verboten.
Ausnahme: Der Adressat hat ausdrücklich der Zusendung von (Werbe-)Emails zugestimmt.
Nun könnte man annehmen, dies sei stets dann der Fall, wenn sich der Adressat in eine solche Liste eingetragen hat. Stimmt nicht! Schließlich könnte der Eintrag auch von einem Dritten ohne die Zustimmung des Adressaten erfolgt sein.
2) Haben Sie daher das sog. Double-opt-in-Verfahren zur Eintragung in Ihre Verteilerliste gewählt?
Diese Double-opt-in-Modell funktioniert wie folgt: In Ihre Verteilerliste wird eine E-Mail-Adresse eingetragen.
Nunmehr senden Sie an diese Adresse eine Bestätigungsmail, die der E-Mail-Adressat bestätigen soll.
Erst wenn die Bestätigung erfolgte, wird die Email-Adresse endgültig in die Verteilerliste aufgenommen.
Erst dann verwenden Sie diese E-Mail zum Zweck der Werbung.Beachten Sie: Es gibt noch keine höchstrichterliche Rechtsprechung dazu, dass das Double-opt-in-Modell eine tatsächliche Einwilligung des Adressaten ersetzt bzw. den Werbenden entlastet in dem Sinn, dass er nicht abgemahnt werden kann. Schließlich ist denkbar, dass auch die Bestätigung nicht vom eigentlichen Adressaten getätigt wird. Dieses Verfahren sichert Sie jedoch am besten ab, wenn es darum geht nachzuweisen, dass eine ausdrückliche Einwilligung vorlag.
3) Haben Sie Ihren Adressaten bei der ersten Eintragung der E-Mail-Adresse in Ihrer Liste verdeutlicht, welche Folgen der Eintrag hat?
Sie müssen dem Eintragenden schon bei Eintragung in Ihre Verteilerliste mitteilen, welche Folgen die Eintragung für den Adressaten hat. Sie müssen mitteilen, dass er sich mit Eintragung in die Liste bereit erklärt, nach Bestätigung der ersten E-Mail, in regelmäßigen oder unregelmäßigen Abständen Werbung, Infos, Angebote von Ihnen und ggf. auch im Zusammenhang mit Werbung Dritter zu erhalten. Klären Sie Ihren Adressaten nicht darüber auf, ist die Einwilligung unter Umständen unwirksam.
4) Haben Sie Ihren Adressaten in der Bestätigungsanfrage-E-Mail nochmals auf die Folgen des Eintrags hingewiesen?
Weisen Sie in Ihrer Bestätigungsanfrage-Email nochmals darauf hin, welche Folgen die Bestätigung für Ihren Adressaten hat. Dieser Text könnte z.B. lauten:
„Sehr geehrter Herr ...,
Sie haben sich bereit erklärt in unsere Verteilerliste aufgenommen zu werden. Bitte bestätigen Sie Ihre Anfrage durch Klick auf den untenstehenden Link.
Mit Bestätigung werden wir Sie in unsere Newsletterliste eintragen. Wir informieren Sie dann ab sofort, über die besten Angebote unseres Hauses und unserer Geschäftspartner.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Max Mustermann.“
5) Haben Sie den Adressaten darauf hingewiesen, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann?
Sie müssen Ihren Kunden auch bei der Erhebung der Adresse, d.h. zumindest bei Eintrag in die Liste klar und deutlich darauf hinweisen, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.
Sie dürfen Ihren Kunden nicht darauf verweisen, dass er der Zusendung der E-Mail-Werbung nur durch Nutzung z.B. einer 0190-Nummer widersprechen kann. Am sinnvollsten ist es, am Ende der E-Mail einen Link zu setzen, auf den der Adressat nur klicken muß, um den Newsletter abzubestellen.
6) Besteht zwischen der konkreten E-Mai-Werbung und dem Gegenstand der Verteilerliste ein direkter Zusammenhang?
Bei Einträgen in sogenannte Mailinglists ist Vorsicht geboten. Zwischen der konkreten E-Mai-Werbung und dem Gegenstand der Verteilerliste muß ein direkter Zusammenhang bestehen. Hat sich ein Adressat z.B. in eine Verteilerliste für Autos eintragen lassen, so darf ihm nicht unter Hinweis auf diesen Einwilligung Werbung für Software übermittelt werden. (§7 Abs. 3 Ziffer 1 und 2 UWG). Haben Sie den Adressaten aber darüber aufgeklärt, dass er aus allen Bereichen Werbung, d.h. bezüglich Angeboten von Dritten, erhalten kann, so war ihm dieser Umstand bekannt und er hat dieser Art von Mailinglist ausdrücklich zugestimmt.
7) Haben Sie sichergestellt, dass die ausdrückliche Einwilligung des Adressaten protokolliert wurde?
Die Einwilligungen Ihrer Kunden sollten Sie sorgfältig, am sinnvollsten automatisch, protokollieren. Die Einwilligung des Kunden muß im Streitfalle vom Unternehmer bewiesen werden. Daher sollten Sie auf die Protokollierung ein besonderes Augenmerk legen.
8) Enthält Ihre Bestätigungsanfrage-Email bereits Werbung?
Beachten Sie: Solange Ihr Adressat die Zusendung durch Bestätigung der E-Mail nicht bestätigt hat, dürfen Sie diesem keine Werbung zusenden. Sie sollten daher in der Bestätigungsanfrage-Email keine Werbung einbauen. Die Bestätigungsanfrage-Email darf nur die Bestätigungsanfrage enthalten und die sonst notwendigen Angaben.
9) Ist für den Adressaten leicht erkennbar, von wem die E-Mail stammt?
Der Adressat muß schon bei der Bestätigungsanfrage-Email eindeutig, leicht und klar erkennen können, von wem die E-Mail stammt. Daher sollten Sie am Ende der E-Mail sowohl Ihre Domainadresse als auch Ihre Postadresse und die Firmenbezeichnung angeben. Eine Werbung mit Nachrichten, bei der die Identität des Absenders, in dessen Auftrag die Nachricht übermittelt wird, verschleiert oder verheimlicht wird, ist unzulässig.
Ist bei allen Ihren E-Mails, also bei der Bestätigungsanfrage-Email und bei allen folgenden E-Mails, eine gültige Adresse vorhanden ist, an die der Empfänger eine Aufforderung zur Einstellung solcher Nachrichten richten kann, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen?
Sie müssen bei allen E-Mails sicherstellen, dass eine gültige Adresse vorhanden ist, an die der Empfänger eine Aufforderung zur Einstellung solcher Nachrichten richten kann, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.
10) Haben Sie in Ihre E-Mails einen Link auf Ihre AGB gesetzt?
Sicherheitshalber sollten Sie in Ihren E-Mails am Ende einen Link auf Ihre AGB setzen. So stellen Sie sicher, dass, wenn es darauf ankommt, der Empfänger die AGB ohne weiteres einsehen konnte.
11) Haben Sie keine ausdrückliche Einwilligung Ihres Kunden zur Zusendung von E-Mails vorliegen?
Ausnahmsweise ist die Zusendung von E-Mails auch ohne ausdrückliche Zustimmung des Adressaten zulässig, wenn folgende vier Punkte vorliegen:Der Unternehmer hat im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von dem Kunden dessen elektronische Postadresse erhalten.
Der Unternehmer verwendet die Adresse zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen.
Der Kunde hat der Verwendung nicht widersprochen und
Der Kunde wird bei Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung der E-Mail-Adresse klar und deutlich darauf hingewiesen, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.Liegen diese vier Voraussetzungen vor, so ist die Zusendung von E-Mails zur Bewerbung von eigenen ähnlichen Waren oder Dienstleistungen auch zulässig, wenn keine ausdrückliche Genehmigung des Adressaten vorliegt.
Achtung! Die Zusendung von Werbung bezüglich völlig anderer eigener Ware oder Dienstleistungen oder von Werbung bezüglich Ware oder Dienstleitungen von Dritten ist in diesen Fälle jedoch nicht erlaubt!
12) Haben Sie in Ihren Newslettern als „Impressum“ den Firmennamen gemäß Handelsregistereintrag angegeben?
Sie müssen Ihren Adressaten deutlich machen, von wem die E-Mail stammt und ob diese gewerblicher Natur ist. Es ist spätestens seit Einführung des Telemediengesetzes verboten, über den Absender bewusst zu täuschen. Diese Regelung gilt übrigens für alle E-Mails an alle Adressaten.
13) Haben Sie den Rechtsformzusatz angegeben?
Sie müssen den Rechtsformzusatz bei jeder E-Mail angeben, z.B. e.K., OHG, KG, GmbH usw.
14) Haben Sie den Ort der Niederlassung mit ladungsfähiger Anschrift angegeben?
Z.B.: Hans Meier OHG, Sitz: Magdeburg, Hans-Hinrich-Str. 12, 04567 Magdeburg.
15) Haben Sie das Registergereicht und die Registernummer angegeben?
16) Haben Sie alle Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder angegeben?
Sie müssen nunmehr alle Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder angegeben.
17) Haben Sie den Vorsitzenden des Vorstandes und Aufsichtsrates benannt?
Sie müssen den Vorstandsvorsitzenden bzw. den Aufsichtsratsvorsitzenden mit Vor- und Nachnamen angeben. Die Vorsitzenden sind als Vorstandsvorsitzender bzw. Aufsichtsratsvorsitzender zu bezeichnen.
18) Wurde Ihr Kapital vollständig erbracht?
Wenn nicht, müssen Sie dies angeben und mitteilen, wie hoch das Stammkapital bzw. das Grundkapital ist und wie hoch der Gesamtbetrag der noch ausstehenden Einlagen ist.
19) Haben Sie keinen Firmennamen?
Dann müssen Sie z.B. als Einzelunternehmer mindestens einen Vornamen und Ihren Nachnamen angeben.